Очередная заметка из цикла “мудрость”, на этот раз из области Public Relations от Инны Алексеевой, автора блога Бизнес PR. Инна делится своими секретами создания сопроводительных писем:

Сопроводительное письмо - это сообщение, которое предваряет пресс-релиз, это краткая инфо на тему “А что, собственно, я Вам отправляю? И зачем оно Вам?”. Как блоггеру мне приходят письма от разных пиарщиков, вот, например, просто позорное , хотя и реальное.

Чтобы написать эту небольшую заметку, я открыла свою рабочую почту и посмотрела, какие сопроводительные письма я сочиняла. И вот что интересно - некоторые из них были такими длииииннными, другие - очень короткими. В одних представлялась и деловито рассказывала, что вот, мол, такое событие. В других я писала: “Это Инна. Вспомнила анекдот в тему, хочу поделиться, заодно и пригласить…”

Стандартная структура “сопроводиловки”:

Поздороваться.
Представиться.
Заинтересовать.
Поставить подпись (поэтому пункт 2 можно пропустить).
Однако структура - не главное! Самое важное - все мои удачные и эффекттивные сопроводительные письма были эмоциональными, а также предполагали какой-то отклик от журналистов. За каждым сообщением пряталась какая-то интрига, пусть даже и не большая, высосанная из пальца, но тем не менее. Т.е. архиважно - заинтересовать (пункт 3)!

Например, я просила: “Найдете ставки ниже - напишите мне, я как и Вы хочу быть в курсе последних новостей рынка Самары, спасибо!” или уточняла: “Скучный кофе-брейк не обещаю, но мягкие французские булки, кошки и топы в халатах на открытии точно будут”.

Как заинтересовать e-mailом?

Изменить стилистику письма, вставить в него образные сравнения, метафоры, пословицы, поговорки, стихи на англ.яз, анекдот и пр.
Попросить о помощи, информации (проверено - отвечают!).
Добавить “перчика” - противопоставить то, что Вы написали, тому, о чем пишут конкуренты, партнеры.
Придумайте свое и расскажите мне!

После прочтения Вашей “сопроводиловки” у журналиста должен появиться интерес, он должен радостно открыть релиз, заглянуть к Вам на огонек, на прессуху, а не скучно зевая, удалить Вашу почту.

По-моему, довольно глупо - просить корреспондента срочно опубликовать инфо. Он сам знает, надо ему это делать или нет. Лучше уж пошутить. И тогда все получится. По крайней мере, о Вас останется впечатление как о легком и приятном пиарщике, к которому не грустно в случае чего и за комментарием обратиться.