Електронната поща е част от вашия професионален имидж

Електронната поща е част от вашия професионален имидж

Представете си, че се връщате в офиса след среща и решавате да проверите електронната си поща. Оказва се, че прекарвате пред компютъра цял час – зареждате съобщения, избирате тези, които искате да прочетете, изтривате онези, които ви приличат на спам, съчинявате отговори за най-важните от тях, запазвате онези, върху които искате да работите по-късно и т.н. И накрая се чудите как е отлетяло времето.

Вашата електронна поща е също толкова голяма част от вашия професионален имидж, колкото са вашите дрехи, обикновените писма, които пишете /в случай, че все още го правите/, поздрава, записан на телефонния ви секретар и начина, по който се здрависвате. Ако искате да направите добро впечатление във всяко едно отношение и да изградите позитивни бизнес връзки, обърнете внимание на вашия имейл и се пазете от някои основни грешки.

Една от най-големите грешки, които може да направите, е да пропуснете да въведете темата на съобщението. Няма никакъв смисъл да изпращате съобщение без заглавие, в което сякаш не става въпрос за нищо. Като се има предвид огромния брой съобщения, които всеки един от нас получава, заглавието е особено важно в случай, че искате съобщението ви да бъде прочетено. Трикът на успешния имейл се крие в заглавието.

Особено важно е заглавието да има връзка със съдържанието на вашето писмо. Става въпрос за заглавие, различно от „Здравей” или „Здрасти”. Получателят ще реши в каква последователност ще прочете получените съобщения въз основа на името на изпращача и заглавието на съобщението. Вашето съобщение ще се конкурира с много други такива.

Когато изпращате серия от съобщения, сменяйте заглавието на всяко от тях в съответствие със съдържанието. Например, ако пишете на вашия интернет издател, първото ви заглавие може да бъде например “Съдържание на уебсайта”. Но в хода на развитие на вашата страница, когато пращате все повече и повече допълнителна информация, маркирайте всяко съобщение поотделно, например “За контакти”, “Графика” или “Заглавна страница”. Не натискайте бутона “reply” всеки път. Посредством различните заглавия ще дадете възможност на своя издател да открие даден документ в папката със съобщения без да му се налага да търси във всичките съобщения. Ако искате да пишете по съвсем нова тема, започнете ново съобщение.

Електронната поща е неформална, но това не означава, че трябва да си спестите обръщението. Започнете така: “Уважаеми г-н Петров”, “Здравей, Иване” или просто „Иване”. Ако не сложите името на човека в съобщението, може да създадете впечатление, че сте студен или неучтив.

Обърнете внимание и на тона. В електронната поща липсва езикът на тялото. Читателят не може да види лицето ви и да чуе тона на гласа ви, така че подбирайте думите си внимателно. Поставете се на мястото на другия човек и помислете върху начина, по който вашите думи ще му прозвучат.

Не забравяйте да проверите правописа! В първите години на електронната поща, от тази форма на комуникация не се очакваше перфектен стил. Но все пак, припомнете си, че вашите съобщения са проекция на вас самия. Ако не проверявате съобщенията си за грешки, хората ще поставят под въпрос качеството на всичко друго, което правите. Не забравяйте главните букви и пунктуацията, и винаги проверявайте за правописни грешки. Запомнете също така, че програмата ще засече грешно изписаните, но не и грешно употребените думи.

Съобщенията в електронната поща трябва да бъдат кратки. Използвайте само няколко абзаца и не повече от 3-4 изречения в един абзац. Хората обикновено четат съобщенията „по диагоналната система”, така че един дълъг масив най-вероятно ще бъде прескочен. Ако усетите, че пишете прекалено дълго съобщение, обадете се по телефона или си уговорете среща.

Не препращайте съобщения без разрешение! Ако съобщението е изпратено до вас и само до вас, защо да поемате отговорността да го разпространявате? В редица случаи, поверителна информация е била разгласявана по цял свят заради нечие невнимание и недискретност. Освен ако не сте специално помолен или ако не получите разрешение, не препращайте нищо от това, което е било изпратено само до вас.

Не си мислете, че никой никога няма да види вашия имейл. След като веднъж сте го изпратили, не можете да бъдете сигурен къде може да стигне. Не използвайте интернет, за да изпратите нещо, което не бихте понесъл да видите върху билборд на следващия ден на път за работа. Когато става дума за лична информация или за нещо от особено поверително естество, използвайте друг начин за комуникация.

В края на писмото, винаги пишете името си, въпреки че то би трябвало да фигурира и в началото на съобщението. Дайте и информация за контакти – като например вашия адрес, факс и телефон. Получателят може да пожелае да ви се обади по телефона или да ви изпрати документи, които не е подходящо да се изпращат по електронна поща. Най-професионалният подход би бил да създадете официален подпис, включващ описаната информация.

Не очаквайте незабавен отговор. Не всеки седи пред компютъра си и гледа електронната си поща. Красотата на интернет комуникацията е в това, че тя е удобна. Тя не се меси в работата на хората. Те проверяват своите съобщения тогава, когато това е удобно за тях, а не за вас. Ако въпросът е толкова спешен, че имате нужда от незабавен отговор, използвайте телефона.

Избягвайте да попълвате името и адреса на получателя преди да сте написали съобщението. Тази информация всъщност е последното нещо, което би трябвало да въведете. Най-напред проверете всичко още веднъж внимателно. Сверете граматиката, пунктуацията, правописа и изказа. Казахте ли всичко, което трябваше да кажете с това съобщение? Спазихте ли необходимия „тон”? Ако емоциите ви по време на писането са били особено силни, оставете писмото „да почива” известно време и го прегледайте по-късно, когато вече сте по-спокоен. Проверете дали сте приложили файловете, които искате да изпратите. Ако въведете адреса на получателя най-напред, един момент на невнимание може да ви коства много. В случай че изпратите писмото преждевременно, няма начин да спасите ситуацията.

С помощта на електронната поща всичко става все по-бързо и по-лесно. Включително и намирането на бизнес партньори и установяването на ценни професионални взаимоотношения. Бизнесменът, който е на „ти” с новите технологии и ги използва подходящо и ефективно, без съмнение ще усети положителните резултати от това свое усилие.

1 Comment so far

  1. […] реклама можете да намерите още две статии по темата – Електронната поща е част от вашия професионален имидж, в която има много полезни съвети по оформлението на […]


«
»