e-mail маниери

e-mail маниери

Днес използването на имейли, клетъчни телефони, факсове, телеконференции и други е абсолютна необходимост за всяка фирма. Важно изискване е и комуникацията да се прави професионално, което означава, че самите фирми трябва да въведат правила. Това е съществена част в изграждането на корпоративна култура.
В зависимост от начина, по който пишете имейл, получателите могат да ви преценят като човек, който умее или не умее да общува. А това е едно от най-важните качества в бизнеса. Основното правило, към което трябва да се придържаме при писане на имейл, е: ако не бихте си позволили да напишете някои неща като съдържание и форма в традиционно писмо или меморандум, не го правете и в имейл.
Ето няколко съвета как вашата имейл кореспонденция да работи за вас, а не срещу вас:
Не пишете само с главни букви. Това е равносилно на електронно крещене.
Не пишете и само с малки букви. Това създава впечатление за изпращача, че не го е грижа, а за имейла – че не е важен.
Изпращайте прости текстове. Вашата имейл програма може се справя със сложни графики, но много от получателите нямат имейл програми с такива възможности.
Не допускайте правописни и граматически грешки, спазвайте пунктуацията. Такива грешки могат да ви създадат имидж на човек с лоша комуникативност, което е недопустимо в бизнеса.
Отговаряйте на бизнес имейлите, които сте получили, в рамките на 24 часа. По този начин ще проявите професионализъм и учтивост.
Не очаквайте да получите незабавен отговор от вашите чуждестранни партньори. Местните обичаи в съответната страна и техническите дадености там могат да са причина това да не е възможно. Бъдете търпеливи и проявете разбиране в това отношение. Ако въпросът не търпи отлагане, дайте на партньорите си алтернативни начини да се свържат с вас – посочете телефонния и факс номера си.
Съобразявайте се с особеностите на региона и конкретната страна, когато правите международен бизнес. Професионалният жаргон, абревиатурите, годишните времена и прочее не са еднакви навсякъде. Така например, ако при вас е пролет, не значи, че навсякъде е пролет. В САЩ 2.10.2004 г. означава 10 февруари 2004, но в повечето европейски страни това означава 2 октомври 2004.
Не използвайте emoticons – символите, използвани най-вече от тийнейджърите в тяхната имейл и sms кореспонденция. В бизнес кореспонденцията това може да бъде разтълкувано погрешно от получателя.
Не докосвайте иконката за изпращане на имейл, когато сте уморени или ядосани. Напишете имейла и го съхранете като драфт за следващия ден. Може да се окаже, че точно това е текстът, който сте искали да изпратите. Но, от друга страна, може да сте се изразили малко по-силно, отколкото бихте желали, и да сте използвали думи, които ви водят към опасни води. Задайте си въпроса дали получателят на вашия имейл наистина иска да чуе тази новина.
Никога не допускайте електронната поща да замества личните ви срещи. Не е възпитано да порицавате, да награждавате или да уволнявате някого по имейла.
Използвайте подбрана лексика, когато пишете имейлите си. Не пишете нищо, от което бихте се срамували, ако попадне в ръцете на шефа ви.
Не използвайте идиоми, които могат да не бъдат разбрани правилно. Например изразът вали като из ведро (It has been raining cats and dogs here) не би бил разбран правилно от получателя в повечето части на света.
Не изпращайте снимки, писма и обемисти документи като приложения към вашите имейли. Те могат да блокират системата на получателя и да доведат до технически усложнения, чието оправяне да отнеме цял ден. По принцип изпращайте големи приложения само ако специално са ви помолили.
Когато отговаряте на имейл, оставете част от текста за подсещане на получателя. Някои хора получават десетки имейли дневно и така им напомняте за какво става дума.
В международния бизнес е препоръчително да използвате имейл като форма на кореспонденция едва след като лично сте се запознали с някого.

кристина крънчева

1 Comment so far

  1. […] едно електронно писмо – заглавие, съдържание, подпис, и e-mail маниери, в която ни обръщат вниманние, че не само писането само […]


«
»