Мобилният офис намалява разходите за бизнеса

Когато си мисля за днешния бизнес и неговата динамика, не без известна доза носталгия към миналото си спомням спокойните дни от моето детство, когато хората се прибираха по обяд по домовете си, за да починат точно в средата на работния ден.
Днес този модел на работа май остана само в спомените ни. Това навярно е част от прогреса. Все повече работим в движение, а мобилният компютър стана неразделна част от нашето ежедневие. Естеството на работата, динамиката и сериозният ритъм в бизнеса постепенно, но трайно наложиха и промяна в представата ни за съвременния офис. Понятието стационарен офис с произтичащите от това фиксирано работно време и строго обособено бюро за всеки един от служителите все повече се размива и към него се добавя значителна доза мобилност. Редица големи световни компании вече са преминали към този нов модел на работа и причините за това решение не са нито малко на брой, нито пък маловажни. Всъщност аргументите са доста сериозни, което е и съвсем естествено - изхождайки от своята същност, бизнесът се опира единствено на строги правила и критерий в своята дейност.
По мнения на експерти работата с ноутбук на един служител във фирмата

увеличава неговата работна седмица с повече от 3 часа,
да не говорим пък ако той разполага и с връзка към Интернет и съответно към фирмената база данни. В този случай по изчисления на специалистите седмичното му време за работа нараства с повече от 11 часа, което си е един сериозен аргумент в полза на мобилната офис дейност. Отново според статистически данни, на служителите от редица отдели в дадена фирма, особено тези занимаващи се с търговия или маркетинг, им се налага да прекарват повече от 60% от работното си време извън офиса при своите клиенти. Това на практика означава, че те не се нуждаят от фиксирано работно място и спокойно могат да споделят едно и също бюро в офиса заедно с още няколко свои “мобилни” колеги. За тези служители много по-удобно и полезно е да разполагат с кола, мобилен компютър или PDA (според естеството на тяхната дейност и мястото им в служебната йерархия), мобилен телефон и, разбира се, достъп до Интернет и фирмената база данни, убедени са експертите. А когато на тях им се наложи да работят в стационарния офис, могат да ползват общото бюро, оборудвано с връзка към фирмената мрежа и стационарен телефон, към който съответният служител може да пренасочи софтуерно собствения си фирмен телефон.
Обикновено компаниите, работещи на този принцип, дават възможност на своите мобилни служители да работят и от домовете си. За целта фирмата изгражда допълнителна телефонна линия до дома на служителя, която се заплаща с фирмени средства. По нея работещият получава бърз достъп до Интернет и връзка към корпоративната мрежа, разполагайки по този начин с достъп до фирмените ресурси - разбира се, в съответствие с неговите права за достъп.
Съотношението на броя мобилни работни места към броя служители, които работят на тях, варира силно според конкретния бизнес на фирмата и различните географски региони, споделят експертите. За САЩ например това съотношение е 1:12 - 1:15, за Англия е 1:8, за Западна Европа - 1:3, докато за България то е все още 1:2, разбира се, там, където компаниите са минали към такъв модел на работа.
Ползите за бизнеса от тази мобилност са сериозни, твърдят запознати. Една от тях е

значителният ефект от спестяването на офисна площ.
Тази тенденция е особено ярко изразена при големи офиси, където в резултат от прилагането на модела на мобилна работа се стига до силно намаляване на наетата от компанията площ и се пестят значителни средства за поддръжка. Това обаче не означава да се премине към такъв вариант на работа на всяка цена, съветват експертите. Всеки един бизнес трябва да прецени обективно кога преминаването към модела “мобилен” офис ще бъде ценово ефективно и ще доведе до реално спестяване на средства. В тази връзка добре е да се преценят и съпоставят разходите за закупуване на мобилно оборудване за служителите в офиса, от една страна, и разходите по поддръжката на стационарната част, от друга. Най-общо казано, съществува критична маса, над която преминаването към мобилния вариант става ефективно от гледна точка на разходите.
Конкретно за България

ефективността от преминаването към този вариант все още е на кантар,
убедени са експертите. Това се обуславя от факта, че като цяло разходите у нас за поддръжката на стационарен офис са съпоставими със средствата, които трябва да отдели фирмата за закупуване на мобилна техника. Причините са сравнително ниските все още наеми за офисна площ, ниските заплати за поддържащия офиса персонал и сравнително високите цени на телекомуникациите и на мобилното оборудване. Тенденциите обаче, които все по-усилено наблюдаваме през последните години у нас, включващи намаление на цените на мобилните компютри, PDA устройствата и GPRS мобилните телефони, растящия брой обществени точки за достъп до Интернет, както и либерализацията на телекомуникационния пазар и произтичащите от това възможности за намаление на цените в сектора, неизбежно насочват бизнеса към преминаване на варианта мобилен офис. Говорейки за ползите от това преминаване, не трябва да забравяме и въпросът с мобилната работна ръка. Възможността

всеки служител да върши своята работа когато и откъдето прецени,
включително и от къщи, е един съществен плюс. Още повече броят на компаниите, които преминават на варианта “свършена работа за определен срок” и в резултат - въвеждат гъвкаво работно време за служителите, нараства значително. Поради самата си същност гъвкавото работно време увеличава производителността на труда с 30%, твърдят хората от екипи, работещи на този принцип. В този вариант служителят сам преценява как най-ефективно да разпредели своето работно време и лично за себе си да намери модела на работа, при който е най-продуктивен в своята дейност във фирмата, губейки минимални време и усилия. При това мобилността създава известно чувство за свобода и независимост на служителите, предоставяйки им възможност да взимат самостоятелни и бързи решения. Това от своя страна действа мотивиращо и несъмнено прави служителя доста по-отговорен, убедени са запознати с проблема.
Реализирането обаче на идеята за преминаване към мобилен офис е немислимо, без да се отчетат

съвременните постижения в областта на ИТ.
Не можем дори да си помислим за мобилна работа, ако не разполагаме с мобилен компютър, PDA или смартфон, мобилен телефон - с най-малкото GPRS възможности, и, разбира се, връзка с Интернет. На пазара вече има огромно изобилие от ноутбуци, дори и в класа ултра-портативни с тегло под 1,8 кг., достигащо при някои модели до впечатляващите 750 гр. Заедно с тънките и леки мобилни компютри те предлагат съчетание на висока производителност и характеристики, покриващи в голяма степен тези на преносимите модели, считани за заместници на настолните РС (т.нар. desktop replacement) , но при доста по-голяма мобилност, означаваща ниско тегло, дълъг живот на батериите и богати възможности за комуникация.
Що се отнася до ползването на PDA устройствата и смартфоните (някои фирми ги наричат комуникатори), тяхното присъствие дори на българския пазар се чувства все по-осезаемо. Причините са подобрените характеристики на тези машинки и, разбира се, падащите им цени, а конкретният избор при покупката на едно или друго от споменатите устройства се определя изцяло от нуждите на мобилния служител. Докато при комуникаторите има вграден GSM модул, който позволява устройството да работи като мобилен телефон и да се ползва без проблем за мобилен достъп до Интернет, PDA устройствата могат да получат тази функционалност посредством мобилен телефон, връзката към който се осъществява чрез инфрачервен порт, Bluetooth или пък хардуерно. Много от PDA устройствата от високия клас (за бизнес потребители) разполагат и с Wi-Fi възможности, което ги прави идеални за използване в т.нар. горещи точки за достъп към Интернет (hot spot). При това тези джобни компютри предлагат богати възможности за пълноценна работа и доста сериозна офис функционалност, което обуславя и тяхното значително увеличено търсене за последната една година, споделят търговците.
Цикълът на работа в един мобилен офис се допълва и от т.наречените мобилни принтери. Това означава, че в някои конкрeтни случаи, когато например трябва да се разпечатват фактури или други документи на място при клиента, тази дейност спокойно може да се направи и с помощта на такъв принтер. Вече доста големи производители, вкл. и българската фирма Датекс, предлагат такива устройства, като връзката с тях може да се осъществи и безжично. Ако пък ви се налага да изнасяте презентации пред своите клиенти или партньори, добре е да се снабдите и с безжични проектори, които предлагат доста висока степен на мобилност с малкото си тегло и площ, дори по-малка от тази на лист с формат А5.

от Виктория Лазова

Още за четене :

Мобилен ЯндексЯндекс направи резултатите си при търсене достъпни за всички мобилни...

За нуждата от мобилен ИнтернетПреди няколко броя споделих тезата си, че т.нар. тройна услуга...

Офис при поискване Защо да плащаме за празни помещения? ДНЕС МОЖЕ да...

идеален офисВ търсене на идеалния офис „До каква степен централният офис...